ก่อนที่หัวหน้างานจะเริ่มการสอนงาน ควรจะมีการวางแผนการสอนงานไว้อย่างชัดเจน เพื่อที่เวลาสอนงานจริงจะได้สามารถควบคุมกิจกรรมการสอนงานต่าง ๆ ให้ดำเนินไปตามลำดับขั้นตอน และบรรลุผลสำเร็จตามที่คาดหวังไว้ ซึ่งมี 8 ขั้นตอนสำคัญ คือ
- กำหนดวัตถุประสงค์ของการสอนงาน
เมื่อหัวหน้างาน ศึกษาจนทราบแล้วว่า ลูกน้องของตนยังบกพร่อง หรือยังขาดความรู้ ความสามารถ ทักษะ และทัศนคติที่จำเป็นในการปฏิบัติงานในด้านใดบ้างแล้ว หัวหน้างานก็ต้องกำหนดแนวทางในการพัฒนาลูกน้อง และกำหนดวัตถุประสงค์ของการสอนงานให้สอดคล้องกัน ทั้งนี้ในการกำหนดวัตถุประสงค์ของการสอนงานจะต้องระบุให้ชัดเจนว่าในการสอนงานนั้นผู้ หัวหน้างานต้องการให้ลูกน้องเกิดการเรียนรู้ในด้านใดบ้าง ต้องการให้ทำอะไรได้บ้าง มีทัศนคติอย่างไรต่องาน - ทำการซอยงาน
การซอยงาน (Operation break down or Job break down) หมายถึง การนำเอางาน ที่จะมาสอนวิเคราะห์แยกแยะออกเป็นส่วนสำคัญ ให้พอเหมาะกับการปฏิบัติงานเป็นช่วง ๆ โดยจัดทำขึ้นเป็น “ขั้นของการปฏิบัติงาน” (Steps in the operation) และต่อจากนั้นก็พิจารณาดูว่าในแต่ละขั้นการปฏิบัติงานมี “จุดสำคัญ” (Key point) หรือสิ่งที่จะช่วยในการปฏิบัติในขั้นนั้น ๆ เป็นไปอย่างถูกต้องปราศจากอันตรายสะดวกง่ายดาย และได้ผลงานที่มีประสิทธิภาพอะไรบ้าง - วิเคราะห์ผู้เรียน
การวิเคราะห์ผู้เรียนงานในที่นี้หมายถึงให้พิจารณาดูว่า ผู้ที่เราจะสอนเขาคือใคร หรือผู้ใต้บังคับบัญชาคนไหนบ้าง จำนวนเท่าใด มีประวัติความเป็นมาอย่างไร มีพื้นฐานความรู้และประสบการณ์ในการปฏิบัติงานนั้นมากน้อยเพียงใด ตลอดจนมีความสนใจและความถนัดในด้านใดบ้าง - กำหนดระยะเวลา-สถานที่
ก่อนที่จะดำเนินการสอนงาน หัวหน้างาน หรือผู้สอนงานจะต้องกำหนด เกี่ยวกับเวลาที่จะสอนงานให้ชัดเจนว่าจะสอนเมื่อใด ใช้เวลาในการสอนงานเท่าใด และสถานที่ที่จะใช้สอนเป็นที่ไหน - กำหนดวิธีการสอน
เมื่อหัวหน้างานได้กำหนดวัตถุประสงค์ของการสอน ศึกษารายละเอียดและลำดับขั้นของงานที่จะสอน วิเคราะห์ประวัติความเป็นมาของผู้เรียนและกำหนดเวลาที่จะใช้สอนแล้ว หัวหน้างานจะต้องพิจารณาว่าจะใช้วิธีการสอนงานแบบใด จึงจะทำให้ลูกน้องสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ได้ เช่น จะสอนงานด้วยวาจา สอนงานโดยการสาธิต ตลอดจนกำหนดวิธีการที่จะใช้ในการติดตาม และประเมินผล ผู้ลูกน้องด้วยว่า จะใช้วิธีประเมินผลอย่างไร และในช่วงเวลาใด เป็นต้น - จัดเตรียมวัสดุ อุปกรณ์ และเครื่องมือเครื่องใช้ในการสอนงาน
เมื่อหัวหน้างานทราบแล้วว่า การสอนงานครั้งนี้จะมีวิธีการสอนอย่างไร ในขั้นนี้ก็จะต้องกำหนดถึงรายการวัสดุ อุปกรณ์ และเครื่องมือเครื่องใช้ที่จำเป็นจะต้องใช้ในการสอนงาน พร้อมทั้งจัดเตรียมและจัดหาวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ ให้ได้ครบถ้วนก่อนที่จะลงมือสอนงาน - จัดทำแผนการสอนงาน
เมื่อหัวหน้างาน ได้เตรียมการหรือวางแผนการสอนงานไว้แล้ว ผู้สอนควรจะนำสิ่งต่าง ๆ ที่ได้วางแผนไว้แล้ว เช่น วัตถุประสงค์ของการสอนงาน ระยะเวลา วัสดุอุปกรณ์ที่จะใช้ วิธีการสอนตลอดจนเนื้อหาที่จะสอนมาเขียนให้เป็นลายลักษณ์อักษร ทั้งนี้เพื่อจะเป็นเครื่องเตือนความจำ และช่วยในการสอนงาน - วิธีการสอนงาน
แบบแผนในการสอนงาน ซึ่งได้ผลดีที่สุดวิธีหนึ่ง และยังเป็นที่นิยมใช้กันในปัจจุบันนี้คือวิธีการ Four Steps method หรือที่เรียกว่า “วิธีการสอนงาน 4 ขั้น” ที่ Charles R. Allen และ Michael J.Kane ได้พัฒนาขึ้นมาใช้ อันประกอบด้วยขั้นตอน ดังนี- ขั้นที่ 1 “เตรียม” ผู้ปฏิบัติงานให้พร้อม (Prepare the worker)
- ขั้นที่ 2 “สอน” วิธีการทำงาน (Present the operation)
- ขั้นที่ 3 ให้ผู้ปฏิบัติงาน “ลงมือทำ” (Let the worker perform)
- ขั้นที่ 4 “ตรวจสอบ ติดตามผล” หลังจากจัดให้มีการฝึกฝนปฏิบัติงานจริง (Follow up, check, provide for practice)
Remark: เนื้อหานี้เป็นเพียงความรู้ส่วนหนึ่งของ หลักสูตร OJT & Coaching