การบริหารโครงการอย่างมืออาชีพ : เรียนรู้ PERT & Critical Path เพื่อความสำเร็จของโครงการ

PERT  และ Critical Path เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้การบริหารโครงการมีความเป็นระบบและแม่นยำมากขึ้น ทั้งสองเครื่องมือนี้เชื่อมโยงกันอย่างใกล้ชิดในการช่วยให้ผู้บริหารโครงการสามารถวางแผน ควบคุม และติดตามโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ:

ความสำคัญของ PERT

PERT (Program Evaluation and Review Technique) เป็นเทคนิคที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถกำหนดเวลาและทรัพยากรสำหรับกิจกรรมแต่ละขั้นได้แม่นยำยิ่งขึ้น โดยใช้การประมาณการเวลา 3 รูปแบบ เวลาเร็วที่สุด,เวลาเป็นไปได้มากที่สุด,เวลาช้าที่สุด (Optimistic, Most Likely, Pessimistic) ทำให้ได้เวลาเฉลี่ยที่สามารถนำไปวางแผนโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อใช้ PERT ผู้จัดการโครงการสามารถเห็นภาพรวมของทุกขั้นตอนในโครงการ ช่วยในการจัดลำดับความสำคัญและจัดการทรัพยากรที่จำเป็นต่อกิจกรรมต่างๆ ได้ดียิ่งขึ้น

ความสำคัญของ Critical Path

Critical Path คือเส้นทางของกิจกรรมที่ใช้เวลารวมยาวที่สุดในโครงการ ซึ่งเป็นระยะเวลาขั้นต่ำที่โครงการสามารถเสร็จสมบูรณ์ได้ ทุกกิจกรรมบนเส้นทางนี้มีความสำคัญ เพราะถ้าหากมีการล่าช้าเกิดขึ้นในกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง จะทำให้โครงการโดยรวมล่าช้าไปด้วย การระบุ Critical Path ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถมุ่งเน้นการควบคุมกิจกรรมที่มีความสำคัญที่สุด ทำให้สามารถจัดการทรัพยากรและเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

 

PERT (Program Evaluation and Review Technique) เป็นวิธีการวางแผนและควบคุมโครงการที่มีความซับซ้อน โดยเน้นการวิเคราะห์เวลาในการดำเนินการของแต่ละขั้นตอนเพื่อช่วยให้การวางแผนเป็นระบบระเบียบมากขึ้น วิธีนี้พัฒนาโดยกองทัพเรือสหรัฐในช่วงทศวรรษ 1950 เพื่อใช้ในการบริหารโครงการ Polaris (การพัฒนาขีปนาวุธนำวิถี) และในปัจจุบันยังเป็นที่นิยมในการบริหารโครงการขนาดใหญ่ที่มีหลายกิจกรรมและใช้เวลานาน

หลักการสำคัญของ PERT

PERT ใช้เครือข่ายของกิจกรรม (Activities) ที่เชื่อมต่อกัน โดยกำหนดเวลาและลำดับของการทำงาน โดยแต่ละขั้นตอนจะมีการประมาณเวลา 3 ค่า:

1. เวลาเร็วที่สุด (Optimistic Time – O) – ระยะเวลาสั้นที่สุดที่กิจกรรมนั้นจะสามารถเสร็จสิ้นได้ ถ้าไม่มีอุปสรรค
2. เวลาเป็นไปได้มากที่สุด (Most Likely Time – M) – ระยะเวลาที่มีความเป็นไปได้สูงสุดที่จะใช้
3. เวลาช้าที่สุด (Pessimistic Time – P) – ระยะเวลายาวที่สุดที่กิจกรรมอาจใช้เวลาหากมีปัญหาเกิดขึ้น

จากนั้นนำค่าเหล่านี้มาคำนวณเวลาเฉลี่ยที่คาดว่าจะใช้จริง (Expected Time – TE) ด้วยสูตร:

ตัวอย่างการใช้ PERT

สมมุติว่าเรามีโครงการสร้างเว็บไซต์ที่ประกอบด้วย 4 กิจกรรมหลัก:

1. การออกแบบเว็บไซต์
   • O = 5 วัน, M = 7 วัน, P = 9 วัน
   • TE = (5 + 4*7 + 9) / 6 = 7 วัน
2. พัฒนาเว็บไซต์
   • O = 10 วัน, M = 12 วัน, P = 16 วัน
   • TE = (10 + 4*12 + 16) / 6 ≈ 12.3 วัน
3. ทดสอบเว็บไซต์
   • O = 3 วัน, M = 4 วัน, P = 6 วัน
   • TE = (3 + 4*4 + 6) / 6 = 4.2 วัน
4. การติดตั้งเว็บไซต์
   • O = 2 วัน, M = 3 วัน, P = 5 วัน
   • TE = (2 + 4*3 + 5) / 6 = 3.2 วัน

เมื่อเราได้ระยะเวลาเฉลี่ยของแต่ละกิจกรรม เราสามารถใช้แผนภูมิ PERT เพื่อวางลำดับขั้นตอนของกิจกรรมแต่ละส่วน จากนั้นวิเคราะห์เพื่อหาช่วงเวลา “เส้นทางวิกฤต” (Critical Path) หรือเส้นทางที่มีความยาวที่สุด ซึ่งจะบอกระยะเวลาที่เร็วที่สุดที่โครงการทั้งหมดจะสามารถแล้วเสร็จได้

ข้อดีของ PERT

• ช่วยให้เห็นภาพรวมของโครงการและขั้นตอนต่างๆ ชัดเจนขึ้น
• ช่วยระบุและจัดลำดับกิจกรรมที่จำเป็นต้องให้ความสำคัญก่อนหลัง
• เหมาะสำหรับโครงการที่มีความซับซ้อนหรือโครงการที่มีความไม่แน่นอน

Critical Path หรือ “เส้นทางวิกฤต” ในการบริหารโครงการด้วย PERT คือเส้นทางของกิจกรรมที่มีระยะเวลารวมยาวที่สุดในโครงข่าย PERT ซึ่งระยะเวลาของ Critical Path นี้จะแสดงให้เห็นว่าโครงการทั้งหมดต้องใช้เวลาอย่างน้อยที่สุดเท่าใดจึงจะเสร็จสมบูรณ์ หากมีความล่าช้าเกิดขึ้นในกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งบนเส้นทางนี้ จะส่งผลให้โครงการทั้งหมดล่าช้าไปด้วย เนื่องจากกิจกรรมในเส้นทางวิกฤตไม่สามารถเลื่อนเวลาได้

ตัวอย่างการหากิจกรรมบนเส้นทางวิกฤต

สมมติว่าเรามีโครงการสร้างเว็บไซต์ ประกอบด้วยกิจกรรม 4 กิจกรรม ดังที่เราคำนวณไว้แล้ว:

1. การออกแบบเว็บไซต์ – 7 วัน
2. พัฒนาเว็บไซต์ – 12.3 วัน
3. ทดสอบเว็บไซต์ – 4.2 วัน
4. การติดตั้งเว็บไซต์ – 3.2 วัน

ขั้นตอนการหาว่าเส้นทางใดคือเส้นทางวิกฤตมีดังนี้:

1. เชื่อมต่อกิจกรรมทั้งหมดตามลำดับขั้นตอนของโครงการ
2. รวมเวลาของแต่ละเส้นทางที่กิจกรรมเชื่อมโยงกัน แล้วหาว่าเส้นทางใดใช้เวลารวมมากที่สุด

ในที่นี้ เราสามารถสรุปเวลาของเส้นทางที่ประกอบด้วยกิจกรรมทั้งหมด:

• การออกแบบ (7 วัน) + พัฒนา (12.3 วัน) + ทดสอบ (4.2 วัน) + ติดตั้ง (3.2 วัน) = 26.7 วัน

ดังนั้น เส้นทางนี้คือ Critical Path ของโครงการ ซึ่งบอกเราว่าโครงการจะใช้เวลาขั้นต่ำ 26.7 วัน และหากมีการล่าช้าในกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งบนเส้นทางนี้ เช่น พัฒนาหรือทดสอบเว็บไซต์ ก็จะส่งผลกระทบให้โครงการเสร็จล่าช้าออกไป

 

ในบางกิจกรรมที่ไม่ได้อยู่ใน Critical Path  สามารถให้เวลา Buffer เพิ่มได้  Buffer ในการบริหารโครงการคือ “ช่วงเวลาสำรอง” ที่ใส่เผื่อไว้เพื่อป้องกันการล่าช้าของโครงการ ถ้ามีกิจกรรมใดที่อาจใช้เวลานานกว่าที่คาด ก็สามารถใช้ Buffer นี้เพื่อไม่ให้โครงการทั้งหมดล่าช้าเกินไป

วิธีคำนวณ Buffer แบบง่าย

Buffer มักจะถูกคำนวณจากความแตกต่างของระยะเวลาที่กิจกรรมสามารถใช้เวลาช้าลงโดยไม่กระทบต่อเส้นทางวิกฤต (Critical Path) หรืออาจคำนวณจากเปอร์เซ็นต์ของเวลาที่ประมาณการไว้เพื่อเพิ่มความยืดหยุ่น

ตัวอย่างการคำนวณ Buffer แบบง่าย:

1. คำนวณ Buffer ตาม Critical Path:
   หากกิจกรรมหนึ่งๆ ไม่ได้อยู่ใน Critical Path และสามารถล่าช้าได้ 3 วันโดยไม่กระทบกับโครงการทั้งหมด Buffer สำหรับกิจกรรมนั้นก็คือ 3 วัน
2. คำนวณ Buffer เป็นเปอร์เซ็นต์:
   หากกิจกรรมคาดว่าจะใช้เวลา 10 วัน อาจเพิ่ม Buffer ไว้ 10-20% ดังนั้นจะได้ Buffer อยู่ที่ประมาณ 1-2 วันเพื่อป้องกันการล่าช้า

การมี Buffer ช่วยให้โครงการมีความยืดหยุ่นมากขึ้น ช่วยลดโอกาสที่โครงการจะเสร็จล่าช้า

สรุปความเชื่อมโยงระหว่าง PERT และ Critical Path

PERT เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราคำนวณระยะเวลาที่คาดว่าจะใช้ในแต่ละกิจกรรม ในขณะที่ Critical Path ใช้ข้อมูลจาก PERT มาวิเคราะห์เพื่อหาลำดับกิจกรรมที่สำคัญที่สุด ดังนั้นการใช้งาน PERT และ Critical Path ร่วมกันจึงช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถเห็นภาพรวมทั้งในด้านการวางแผนระยะเวลาและการจัดการลำดับความสำคัญได้อย่างเป็นระบบ

เหตุผลที่นักบริหารโครงการต้องเข้าใจ PERT และ Critical Path

การอบรมเพิ่มเติมหรือการเข้าใจ รวมทั้งวิธีการใช้งาน PERT และ Critical Path จะช่วยให้ผู้จัดการโครงการ Project Manager สามารถ :

• วางแผนและจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ประเมินและติดตามความก้าวหน้าของโครงการได้อย่างแม่นยำ
• ลดความเสี่ยงของความล่าช้าและค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น
• มองเห็นและจัดการกับอุปสรรคที่อาจจะเกิดขึ้นได้ก่อน

การอบรมเพิ่มเติมในด้านการบริหารโครงการนี้จึงเป็นประโยชน์สำหรับผู้จัดการโครงการ และผู้มีส่วนร่วมในการทำโครงการ เพราะจะช่วยเสริมทักษะการวิเคราะห์และการจัดการโครงการให้ดียิ่งขึ้น นอกจากนี้ ยังเป็นการเพิ่มขีดความสามารถในการคาดการณ์และแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนในโครงการขนาดใหญ่

ลิงค์หลักสูตร การบริหารโครงการ : คลิก